PRIVACY BELEID van BOSTA VZW
Versie 30/10/2019
Inhoud
1 Uw privacy is belangrijk
2 Uw recht op privacy
3 Waarom willen we uw persoonsgegevens verwerken?
4 Welke persoonsgegevens verwerken we van u en voor welke doeleinden?
5 Over het delen en bewaren van uw persoonsgegevens
1 Uw privacy is belangrijk
Uw privacy is belangrijk voor ons. We willen uw persoonsgegevens op een integere, wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In dit document, ons privacy beleid, leggen we u uit hoe de verwerking gebeurt en om welke persoonsgegevens het gaat. Het begrip verwerking omvat o.a. verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden, of ze op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen.
We hebben het hier over u als klant van ons bedrijf, als mogelijk toekomstige klant, als een bezoeker aan de Bosta Paper Show, als een begunstigde, een andere betrokkene of een persoon bij een andere organisatie die met ons in contact staat.
1.1. Vooraf
We raden u aan om dit document goed te lezen, zodat u weet waarom en waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken. Daarbij vindt u uw rechten en hoe u deze kan uitoefenen.
We kunnen ons privacy beleid aanpassen. De meest recente versie is terug te vinden op onze website http//www.bosta.org We raden u daarom aan om geregeld ons privacy beleid te herlezen. Wenst u meer informatie over de privacy wetgeving in België dan kan u terecht op de website www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
1.2 Wie verwerkt uw gegevens? Wie zijn we?
Bosta vzw is actief in België in de zogenaamde B2B markt. De maatschappelijke zetel is gelegen in de Bruyndonckxstraat 31/B1 te 1780 Wemmel ; het BTW nummer BE 0425.419.729. Zij is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
1.3 Hoe kan u ons bereiken?
Als u vragen hebt over uw privacy, uw privacy-instellingen wil aanpassen of u recht uitoefenen dan kunt u ons bereiken via brief op het adres van de maatschappelijke zetel (zie 1.2) of via een e-mail via onze website.
1.4 De leidende toezichthoudende autoriteit van BOSTA VZW
Voor de Bosta vzw is de Belgische toezichthoudende autoriteit de leidende autoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00 / Contact@apd-gba.be
2 Uw recht op privacy
U heeft heel wat rechten bij de verwerking van uw persoonsgegevens. Wanneer Bosta vzw uw toestemming vraagt dan kunt u die toestemming altijd intrekken.
De uitvoering van uw rechten in onze systemen en procedures gebeurt uiterlijk 30 dagen nadat wij uw aanvraag hebben ontvangen. Mocht om één of andere reden deze termijn niet kunnen gehaald worden dan informeren wij u voor het verstrijken van de oorspronkelijke periode.
2.1 U mag uw persoonsgegevens inzien
U heeft het recht om inzage te krijgen van de persoonsgegevens die wij over u verwerken, de doelstelling van de verwerking, waar we de gegevens vandaan hebben gehaald en wie de gegevens ontvangt.
U kan in dit geval ook vernemen hoe lang we de gegevens bewaren, of de gegevens worden gebruikt om aan automatische besluitvorming te doen en of we van plan zijn om de gegevens naar een land buiten de Europese Unie te versturen.
De gevraagde informatie bezorgen we u schriftelijk of elektronisch binnen een redelijke termijn.
2.2 U kunt uw gegevens laten verbeteren/vervolledigen
Het kan gebeuren dat de gegevens die wij van u verwerken niet (meer) correct zijn. U kunt altijd vragen om de onjuiste gegevens te laten verbeteren of aan te vullen met de ontbrekende gegevens.
2.3 Recht op het wissen
Als u denkt dat we de persoonsgegevens onrechtmatig verwerken dan kunt u vragen om deze persoonsgegevens te laten wissen. Dit verzoek tot het wissen van persoonsgegevens kan door BOSTA VZW geweigerd worden, wanneer dit gerechtvaardigd is. Voorbeelden zijn het uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering of omwille van een wettelijke plicht tot het bijhouden van bepaalde gegevens.
2.4 Recht op het beperken van persoonsgegevens
U kunt ons vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken wanneer u vermoedt dat de gegevens onjuist zijn, de verwerking onrechtmatig is of indien u niet akkoord bent dat we de gegevens verwerken onder ons gerechtvaardigd belang (zie artikel 3.3). Dit verzet zullen we inwilligen tenzij er dwingende redenen zijn om dit niet te doen bijvoorbeeld ter voorkoming van fraude en wanbetalingen.
2.5 Recht om bezwaar in te dienen
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, met inbegrip van profilering. De verwerking wordt dan gestopt, tenzij het verwerken nodig is voor de eerbiediging van de sociale en fiscale wetgeving, de belangen van een derde behartigen of met het oog op de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
2.6 Recht op overdraagbaarheid van gegevens
U kunt ons contacteren om te vragen om de persoonsgegevens die u aan ons gegeven hebt aan een derde partij over te dragen.
2.7 Recht om klacht in te dienen
Gaat u niet akkoord met ons standpunt dan kunt u zich richten tot de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. U kunt daar ook een klacht neerleggen. De contactgegevens vindt u hierboven in 1.4.
2.8 Identificatie van de aanvrager
U kunt de uitvoering van uw rechten op de verwerking van u persoonsgegevens uitoefenen mits een schriftelijke aanvraag te richten op het adres van onze maatschappelijke zetel (zie punt 1.2)
Wees altijd zo specifiek mogelijk als u uw rechten wil laten uitoefenen. Zo kunnen we uw aanvraag correct uitoefenen. Om te vermijden dat iemand anders uw rechten uitoefent, willen we uw identiteit zo goed mogelijk controleren. Vandaar dat de aanvraag altijd dient vergezeld te zijn van een document dat bewijst dat de identiteit van de aanvrager overeenstemt met uw identiteit. Dit kan door een kopie van uw identiteitskaart bij de aanvraag te voegen. Maak dan wel uw pasfoto en identiteitskaartnummer (e.d.) zwart, ter bescherming van uw privacy.
Wanneer wij van oordeel zijn dat het afgeleverde document onvoldoende bewijst levert, informeren wij u. Wij behoudens ons het recht om niet in te gaan op de aanvraag tot er een voldoend bewijs afgeleverd wordt.
3 Waarom willen we uw persoonsgegevens verwerken?
3.1 BOSTA VZW moet wettelijke verplichtingen naleven
Wij zijn in sommige gevallen wettelijk verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken. Hierbij sommen we de belangrijkste op:
• Fiscaal recht
• Handelsrecht
• De mogelijkheid bestaat dat wij genoodzaakt zijn om persoonsgegevens te verstrekken aan autoriteiten of andere derden. Bijvoorbeeld als dit noodzakelijk is in verband met een wettelijke verplichting of voor de uitvoering van een taak van openbaar belang.
3.2 BOSTA VZW moet zijn contract met u kunnen uitvoeren
Als lid doet u een beroep op onze diensten. Om een correcte uitvoering van onze overeenkomst te waarborgen moeten wij deze contracten administratief, boekhoudkundig en operationeel verwerken en beheren.
Dit geldt eveneens als u klant en/of leverancier van Bosta vzw bent. Ook dan dienen we het contract te respecteren en moeten wij de leveranciers administratief, boekhoudkundig en operationeel verwerken en beheren.
3.3 BOSTA VZW moet als bedrijf kunnen functioneren inzake de organisatie van events en communicatie
Wij hebben als ledenorganisatie en organisator van de professionele vakbeurs “Bosta Paper Show” een aantal gerechtvaardigde belangen die de basis zijn voor de verwerking van de persoonsgegevens.
Daarbij letten we op dat er een goed evenwicht bestaat tussen uw recht op privacy en de gerechtvaardigde belangen van Bosta vzw. Mocht u toch nog bezwaren hebben tegen de verwerkingen onder deze basisgrond dan kunt u bezwaar indienen tegen deze verwerkingen.
Bosta vzw organiseert ieder jaar de vakbeurs, Bosta Paper Show, met de bedoeling haar leden in contact te brengen met hun professionele klanten of prospecten. Door uw inschrijving heeft u duidelijk interesse getoond voor deze beurs en haar standhouders. De verwerking van uw persoonsgegevens die enkel tot doelstelling hebben om de beurs veilig te organiseren en u correct te informeren door Bosta vzw en de standhouders, vallen onder het gerechtvaardigd belang van Bosta vzw. inclusief doorgifte aan de standhouders alsook alle communicatie omtrent de beurs.
Tijdens de beurs en de bijeenkomsten van de leden worden er sfeerfoto’s genomen die op de website gepubliceerd kunnen worden. Mogelijks kan een deelnemer of een bezoeker herkenbaar worden afgebeeld. Deze persoonsgegevens verwerken we onder het gerechtvaardigd belang van ons bedrijf om te ondernemen. Mocht u wensen dat de foto waarop u afgebeeld bent niet op onze website verschijnt, gelieve ons te informeren. Wij zullen dan deze foto van onze website verwijderen.
4. Welke persoonsgegevens verwerken we van u en voor welke doeleinden?
4.1. Van onze zakelijke relaties
Onze zakelijke relaties zijn onze klanten waaronder de standhouders van de Bosta Paper Show, leveranciers en prospecten. Bosta vzw verwerkt de persoonsgegevens van de medewerkers van de ondernemingen waarmee zaken worden gedaan. Doel voor deze verwerking is het verstrekken van informatie over de diensten, de organisatie van de Bosta Paper Show en om onze zakelijke relaties te onderhouden.
Om u te contacteren en te identificeren, voor ons klanten- en leveranciersbeheer verwerken we de volgende gegevens: naam, voornaam, adres, aanspreektitel, telefoon- en/of GSM nummer, taal, e-mailadres, BTW- en bankrekeningnummer.
4.2. Van onze leden
Onze leden zijn bedrijven die actief zijn in de branche van de school- en kantoorartikelen. Om u als lid te identificeren, om mee te communiceren verwerken we volgende persoonsgegevens: naam, voornaam, adres, aanspreektitel, telefoonnummer, gsm nummer, e-mailadres, BTW nummer en bankrekeningnummer. Deze gegevens staan ook gepubliceerd op onze website http://www.bosta.org uiteraard met uw toestemming.
4.3. Van de bezoekers aan de Bosta Paper Show
De personen die de beurs wensen te bezoeken schrijven zich vooraf in. Op het inschrijvingsformulier op de website verwerken we uw aanspreektitel, naam, voornaam, functie, e-mailadres, telefoon en/of GSM nummer, registratie aan de ingang
4.4. Van onze kandidaat leden
We screenen op geregelde tijdstippen de markt van de school- en kantoorartikelen. Bedrijven die geen lid zijn, worden door Bosta vzw benaderd om deel uit te maken van de organisatie.
Van onze potentiële nieuwe leden verwerken we volgende persoonsgegevens: naam, voornaam, telefoon en/of GSM nummer, e-mailadres en aanspreektitel en taal.
4.5. Van onze gebruikers van onze websites
Bosta vzw beheert deze informatieve website. Het is de bedoeling om vraag en aanbod van duurzame, milieuvriendelijke kantoorbenodigdheden en schoolartikelen beter op elkaar af te stemmen. Geregistreerde gebruikers en gebruikers kunnen favoriete producten opslaan en de bijhorende informatie downloaden alsook rechtstreeks een bericht zenden naar de contactpersoon van een fabrikant of invoerder. Nieuwsfeiten sturen we enkel aan de geregistreerde gebruikers, tenzij deze hebben uitgeschreven voor de nieuwsbrief.
Hiervoor verwerken we de volgende persoonsgegevens : naam, e-mailadres en functie binnen de organisatie van de geregistreerde gebruiker.
5. Over het delen en bewaren van uw persoonsgegevens
5.1. Met wie delen we uw persoonsgegevens?
Wij delen uw gegevens alleen met personen, die van ons uitdrukkelijk de toestemming hebben gekregen en indien ze deze gegevens nodig hebben om hun taken uit te voeren. Deze personen zullen uw gegevens verwerken onder dezelfde grond als wij ze van u gekregen hebben.
Met de standhouders van de Bosta Paper Show delen wij de persoonsgegevens van de vooraf ingeschreven deelnemers en van de aan de ingang geregistreerde bezoekers.
Voor een vlotte organisatie van de Bosta Paper Show delen we de persoonsgegevens van de medewerkers van de standhouders met EasyFairs International, Advanced Fair en Professional Media Group.
Andere derde partijen krijgen uw persoonsgegevens niet voor hun eigen commercieel gebruik.
Voor de verwerking van de persoonsgegevens doen we een beroep op verschillende verwerkers. Dit zijn onze onderaannemers die in onze opdracht aan persoonsgegevensverwerking doen en uw gegevens niet voor hun eigen commerciële doelstelling mogen gebruiken. Bosta vzw werkt enkel met verwerkers die dezelfde veiligheden op technisch en operationeel vlak garanderen.
Wij delen uw gegevens verder alleen als we hiertoe door een wet of overheidsbevel worden toe verplicht.
5.2. We bewaren uw gegevens niet oneindig
Bosta vzw gebruikt uw persoonsgegevens met een duidelijk doel voor ogen. Wanneer dit doel bereikt is worden de gegevens verwijderd.
Het uitgangspunt voor het bijhouden van u persoonsgegevens is de wettelijke bewaartermijn.
De persoonsgegevens van klanten, leveranciers, prospecten en geregistreerde gebruikers bewaren we initieel 10 jaar. Mocht er in deze periode een nieuw contact geweest zijn, dan gaat vanaf dit contact opnieuw een periode van 10 jaar in.
Van de bezoekers aan de Bosta Paper Show bewaren we de persoonsgegevens 18 maanden.
-----------------------------------------------------------