1         Uw privacy is belangrijk

Uw privacy is belangrijk voor ons. We willen uw persoonsgegevens op een integere, wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In dit document, ons privacy beleid, leggen we u uit hoe de verwerking gebeurt en om welke persoonsgegevens het gaat. Het begrip verwerking omvat o.a. verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden, of ze op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen.

We hebben het hier over u als klant van ons bedrijf, als mogelijk toekomstige klant, als een begunstigde, een andere betrokkene of een persoon bij een andere organisatie die met ons in contact staat.

1.1.      Vooraf

We raden u aan om dit document goed te lezen, zodat u weet waarom en waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken. Daarbij vindt u uw rechten en hoe u deze kan uitoefenen.

We kunnen ons privacy beleid aanpassen. De meest recente versie is terug te vinden op onze website http//www.bosta.org We raden u daarom aan om geregeld ons privacy beleid te herlezen om de wijzigingen te begrijpen.

Wenst u meer informatie over de privacy wetgeving in België dan kan u terecht op de website www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

1.2       Wie verwerkt uw gegevens? Wie zijn we?

BOSTA VZW is actief in België waarvan de maatschappelijke zetel gelegen is in de Bruyndonckxstraat 31/B1 te 1780 Wemmel met BTW nummer BE 0425.419.729 en is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

1.3       Hoe kunt u ons bereiken?

Als u vragen hebt over uw privacy of u wil uw privacy-instellingen aanpassen of u recht uitoefenen dan kunt u ons bereiken via brief op het adres van de maatschappelijke zetel (zie 1.2) of via een mail met het webformulier op onze website.

1.4       De leidende toezichthoudende autoriteit van BOSTA VZW

Voor de BOSTA VZW is de Belgische toezichthoudende autoriteit de leidende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00 / Contact@apd-gba.be

2         Uw recht op privacy

U heeft heel wat rechten bij de verwerking van uw persoonsgegevens. Wanneer BOSTA VZW uw toestemming vraagt dan kunt u die toestemming altijd intrekken.

De uitvoering van uw rechten in onze systemen en procedures gebeurt uiterlijk 30 dagen nadat wij uw aanvraag hebben ontvangen. Mocht om één of andere reden deze termijn niet kunnen gehaald worden dan informeren wij u voor het verstrijken van de oorspronkelijke periode.

2.1       U mag uw persoonsgegevens inzien

U heeft het recht om inzage te krijgen van de persoonsgegevens die wij over u verwerken, de doelstelling van de verwerking, waar we de gegevens vandaan hebben gehaald en wie de gegevens ontvangt.

U kunt in dit geval ook vernemen hoe lang we de gegevens bewaren, of de gegevens worden gebruikt om aan automatische besluitvorming te doen en of we van plan zijn om de gegevens naar een land buiten de Europese Unie te versturen.

De gevraagde informatie bezorgen we u schriftelijk of elektronisch binnen een redelijke termijn.

2.2       U kunt uw gegevens laten verbeteren/vervolledigen

Het kan gebeuren dat de gegevens die wij van u verwerken niet (meer) correct zijn. U kunt altijd vragen om de onjuiste gegevens te laten verbeteren of aan te vullen met de ontbrekende gegevens.

2.3       Recht op het wissen

Als u denkt dat we de persoonsgegevens onrechtmatig verwerken dan kunt u vragen om deze persoonsgegevens te laten wissen. Dit verzoek tot het wissen van persoonsgegevens kan door BOSTA VZW geweigerd worden, wanneer dit gerechtvaardigd is. Voorbeelden zijn het uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering of omwille van een wettelijke plicht tot het bijhouden van bepaalde gegevens.

2.4       Recht op het beperken van persoonsgegevens

U kunt ons vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken wanneer u vermoedt dat de gegevens onjuist zijn, de verwerking onrechtmatig is of indien u niet akkoord bent dat we de gegevens verwerken onder ons gerechtvaardigd belang (zie artikel 3.3). Dit verzet zullen we inwilligen tenzij er dwingende redenen zijn om dit niet te doen bijvoorbeeld ter voorkoming van fraude en wanbetalingen.

2.5       Recht om bezwaar in te dienen

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, met inbegrip van profilering. De verwerking wordt dan gestopt, tenzij het verwerken nodig is voor de eerbiediging van de sociale en fiscale wetgeving, de belangen van een derde behartigen of met het oog op de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

2.6       Recht op overdraagbaarheid van gegevens

U kunt ons contacteren om te vragen om de persoonsgegevens die u aan ons gegeven hebt aan een derde partij over te dragen.

2.7       Recht om klacht in te dienen

Gaat u niet akkoord met ons standpunt dan kunt u zich richten tot de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. U kunt daar ook een klacht neerleggen. De contactgegevens vindt u hierboven in 1.4.

2.8       Identificatie van de aanvrager

U kunt de uitvoering van uw rechten op de verwerking van u persoonsgegevens uitoefenen mits een schriftelijke aanvraag te richten op het adres van onze maatschappelijke zetel (zie punt 1.2)

Wees altijd zo specifiek mogelijk als u uw rechten wil laten uitoefenen. Zo kunnen we uw aanvraag correct uitoefenen. Om te vermijden dat iemand anders uw rechten uitoefent, willen we uw identiteit zo goed mogelijk controleren. Vandaar dat de aanvraag altijd dient vergezeld te zijn van een document dat bewijst dat de identiteit van de aanvrager overeenstemt met uw identiteit. Dit kan door een kopie van uw identiteitskaart bij de aanvraag te voegen. Maak dan wel uw pasfoto en identiteitskaartnummer (e.d.) zwart, ter bescherming van uw privacy.

Wanneer wij van oordeel zijn dat het afgeleverde document onvoldoende bewijst levert, informeren wij u. Wij behoudens ons het recht om niet in te gaan op de aanvraag tot er een voldoend bewijs afgeleverd wordt.

3         Waarom willen we uw persoonsgegevens verwerken?

3.1       BOSTA VZW moet wettelijke verplichtingen naleven

Wij zijn in sommige gevallen wettelijk verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken. Hierbij sommen we de belangrijkste op:

·      Fiscaal recht

·      Handelsrecht

·      De mogelijkheid bestaat dat wij genoodzaakt zijn om persoonsgegevens te verstrekken aan autoriteiten of andere derden. Bijvoorbeeld als dit noodzakelijk is in verband met een wettelijke verplichting of voor de uitvoering van een taak van openbaar belang.

3.2       BOSTA VZW moet zijn contract met u kunnen uitvoeren

Als lid doet u een beroep op onze diensten. Om een correcte uitvoering van onze overeenkomst te waarborgen moeten wij deze contracten administratief, boekhoudkundig en operationeel verwerken en beheren.

Dit geldt eveneens als u klant en/of leverancier van BOSTA VZW bent. Ook dan dienen we het contract te respecteren en moeten wij de leveranciers administratief, boekhoudkundig en operationeel verwerken en beheren.

3.3       BOSTA VZW moet als bedrijf kunnen functioneren inzake de organisatie van events en communicatie

Wij hebben als ledenorganisatie een aantal gerechtvaardigde belangen die de basis zijn voor de verwerking van de persoonsgegevens. Daarbij letten we op dat er een goed evenwicht bestaat tussen uw recht op privacy en de gerechtvaardigde belangen van BOSTA VZW. Mocht u toch nog bezwaren hebben tegen de verwerkingen onder deze basisgrond dan kunt u bezwaar indienen tegen deze verwerkingen.

BOSTA VZW organiseert (i) ieder jaar een vakbeurs, de Bosta Paper Show, met de bedoeling haar leden in contact te brengen met hun klanten of nieuwe potentiële klanten en (ii) diverse ledenvergaderingen. Tijdens deze events worden er sfeerfoto’s genomen die op de website gepubliceerd kunnen worden. Mogelijks kan een deelnemer of een bezoeker aan deze organisaties herkenbaar worden afgebeeld. Deze persoonsgegevens verwerken we onder het gerechtvaardigd belang van ons bedrijf om te ondernemen. Mocht u wensen dat de foto waarop u afgebeeld bent niet op onze website verschijnt, gelieve ons hiervoor te informeren. Wij zullen deze foto dan verwijderen van onze website.

3.4.      BOSTA VZW verkoopt uw persoonsgegevens niet

Wij verkopen, huren of geven uw persoonsgegevens niet door aan derden voor hun eigen gebruik.

4.        Welke persoonsgegevens verwerken we van u en voor welke doeleinden?

4.1.      Van onze zakelijke relaties

Onze zakelijke relaties zijn onze klanten, leveranciers en prospecten. BOSTA VZW verwerkt de persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee zaken worden gedaan. Doel voor deze verwerking is het verstrekken van informatie over de diensten en om onze zakelijke relaties te onderhouden.

Om u te contacteren en te identificeren, voor ons klanten- en leveranciersbeheer verwerken we de volgende gegevens: naam, voornaam, adres, aanspreektitel, telefoon- en/of GSM nummer, taal, e-mailadres, BTW- en bankrekeningnummer.

4.2.      Van onze leden

Onze leden zijn bedrijven die actief zijn in de branche van de school- en kantoorartikelen. Om u als lid te identificeren, om mee te communiceren verwerken we volgende persoonsgegevens: naam, voornaam, adres, aanspreektitel, telefoonnummer, gsm nummer, e-mailadres, BTW nummer en bankrekeningnummer. Deze gegevens staan ook gepubliceerd op onze website http://www.bosta.org uiteraard met uw toestemming.

4.3.      Van onze kandidaat leden

BOSTA VZW screent op heel geregelde tijdstippen de markt van de school- en kantoorartikelen. Bedrijven die geen lid zijn, worden door BOSTA VZW benaderd om deel uit te maken van de organisatie. Van deze potentiële nieuwe leden verwerken we volgende persoonsgegevens: naam, voornaam, telefoon en/of GSM nummer, e-mailadres en aanspreektitel, taal, BTW en bankrekeningnummer.

4.4.      Van onze geregistreerde gebruikers op de website Responsible Office.be

BOSTA VZW beheert deze informatieve website. Het is de bedoeling om vraag en aanbod van duurzame, milieuvriendelijke kantoorbenodigdheden en schoolartikelen beter op elkaar af te stemmen. Geregistreerde gebruikers kunnen favoriete producten opslaan en informatie over deze favorieten downloaden alsook rechtstreeks een bericht zenden naar de contactpersoon van een fabrikant / invoerder. Nieuwsfeiten zullen enkel aan de geregistreerde gebruikers worden gezonden, tenzij deze hebben uitgeschreven voor de nieuwsbrief. Hiervoor verwerken we de volgende persoonsgegevens : naam, e-mailadres en functie binnen de organisatie van de geregistreerde gebruiker

5.        Over het delen en bewaren van uw persoonsgegevens

5.1.      Met wie delen we uw persoonsgegevens?

Wij delen uw gegevens alleen met personen, die van ons uitdrukkelijk de toestemming hebben gekregen, indien ze deze gegevens nodig hebben om hun taken uit te voeren. Deze personen zullen uw gegevens verwerken onder dezelfde grond als wij ze van u gekregen hebben.

Voor de verwerking van de persoonsgegevens doen we een beroep op verschillende verwerkers. Dit zijn onze onderaannemers die in onze opdracht aan persoonsgegevensverwerking doen. BOSTA VZW werkt enkel met verwerkers die dezelfde veiligheden op technisch en operationeel vlak garanderen.

Wij delen uw gegevens verder alleen als we hiertoe door een wet of overheidsbevel worden toe verplicht.

5.2.      We bewaren uw gegevens niet oneindig

BOSTA VZW gebruikt uw persoonsgegevens met een duidelijk doel voor ogen. Wanneer dit doel bereikt is worden de gegevens verwijderd.

Het uitgangspunt voor het bijhouden van u persoonsgegevens is de wettelijke bewaartermijn.

De persoonsgegevens van klanten, leveranciers, prospecten en geregistreerde gebruikers bewaren we initieel 10 jaar. Mocht er in deze periode een nieuw contact geweest zijn, dan gaat vanaf dit contact opnieuw een periode van 10 jaar in.