1         Votre confidentialité est importante

Votre vie privée est importante pour nous. Nous voulons traiter vos données personnelles de manière intègre, légale, correcte et transparente. Dans ce document – notre politique de confidentialité – nous expliquons comment le traitement est effectué et quelles données personnelles sont concernées. Le terme ‘traitement’ comprend entre autres la collecte, l'enregistrement, l'organisation, le stockage, la mise à jour, la modification, la demande, la consultation, l'utilisation, la distribution ou la mise à disposition, l'assemblage, la combinaison, l'archivage, l'effacement ou la destruction de quelque manière que ce soit.

Nous parlons de vous en tant que client de notre société, en tant que futur client potentiel, en tant que bénéficiaire, autre personne impliquée ou personne auprès d’une autre organisation en contact avec nous.

1.1.      Avant-propos

Nous vous encourageons à lire attentivement ce document afin de savoir pourquoi et à quelles fins nous traitons vos données personnelles. Vous y trouverez vos droits et comment vous pouvez les exercer.

Nous pouvons adapter notre politique de confidentialité. La version la plus récente est disponible sur notre site internet http://www.bosta.org. Nous vous recommandons donc de relire régulièrement notre politique de confidentialité pour comprendre les modifications.

Si vous souhaitez de plus amples informations sur la législation belge en matière de protection de la vie privée, veuillez consulter le site https://www.autoriteprotectiondonnees.be/.

1.2       Qui traite vos données ? Qui sommes-nous ?

L’ASBL BOSTA est active en Belgique. Son siège social est situé Bruyndonckxstraat 31/B1 à 1780 Wemmel avec le numéro de TVA BE 0425.419.729. BOSTA ASBL est responsable du traitement de vos données personnelles.

1.3       Comment pouvez-vous nous joindre ?

Si vous avez des questions concernant votre confidentialité ou si vous souhaitez modifier vos paramètres de confidentialité ou exercer vos droits, vous pouvez nous contacter par courrier postal à l'adresse du siège social (voir 1.2) ou par e-mail avec le formulaire Web disponible sur notre site internet.

1.4       L’autorité chef de fil de contrôle de BOSTA ASBL

Pour BOSTA ASBL, l’autorité de contrôle belge est l’autorité chef de file :

Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
+32 (0)2 274 48 00 / Contact@apd-gba.be

2         Votre droit à la confidentialité

Vous avez beaucoup de droits lors du traitement de vos données personnelles. Lorsque BOSTA ASBL demande votre autorisation, vous pouvez à tout moment retirer cette autorisation.

La mise en œuvre de vos droits dans nos systèmes et procédures aura lieu au plus tard 30 jours après réception de votre demande. Si, pour une raison quelconque, ce délai ne peut être respecté, nous vous en informerons avant l'expiration de la période initiale.

2.1       Vous pouvez consulter vos données personnelles

Vous avez le droit de consulter les données personnelles vous concernant que nous traitons, vérifier le but du traitement, l'endroit où nous avons recueilli les données et qui les reçoit.

Le cas échéant, vous pouvez également savoir pendant combien de temps nous stockons les données, si les données sont utilisées pour prendre des décisions de manière automatique et si nous avons l'intention d'envoyer les données à un pays situé en dehors de l'Union européenne.

Nous vous fournirons les informations demandées par écrit ou électroniquement dans un délai raisonnable.

2.2       Vous pouvez faire corriger/modifier vos données

Il est possible que les données vous concernant que nous traitons ne soient (plus) correctes. Vous pouvez toujours demander que les données incorrectes soient corrigées ou complétées par les données manquantes.

2.3       Droit à l’effacement

Si vous pensez que nous traitons les données à caractère personnel de manière illégale, vous pouvez demander que ces données à caractère personnel soient effacées. Cette demande de suppression des données à caractère personnel peut être refusée par BOSTA ASBL si le stockage des données est justifié. Quelques exemples sont l’exercice ou la justification d’une action en justice ou une obligation légale de conserver certaines données.

2.4       Droit à la limitation des données personnelles

Vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel si vous pensez que les données sont incorrectes, que le traitement est illégal ou que vous n’acceptez pas que nous traitions les données dans notre intérêt légitime (voir l'article 3.3). Nous accepterons cette opposition à moins qu'il y ait des raisons impérieuses de ne pas le faire, par exemple pour empêcher la fraude et les défauts de paiement.

2.5       Droit à l’opposition

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles, y compris le profilage. Le traitement est alors arrêté, sauf si le traitement est nécessaire pour se conformer à la législation sociale et fiscale, pour représenter les intérêts d'un tiers ou en vue de l'établissement, de l'exercice ou de la justification d'une action en justice.

2.6       Droit au transfert des données

Vous pouvez nous contacter pour demander de transférer à un tiers les données personnelles que vous nous avez transmises.

2.7       Droit d’introduire une réclamation

Si vous n'êtes pas d'accord avec notre point de vue, vous pouvez contacter l'autorité belge de protection des données. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de cette instance. Vous trouverez leurs coordonnées ci-dessus au point 1.4.

2.8       Identification du demandeur

Vous pouvez exercer vos droits au traitement de vos données personnelles sous réserve d'une demande écrite à l'adresse de notre siège social (voir le point 1.2).

Soyez toujours aussi précis que possible si vous souhaitez faire valoir vos droits. De cette façon, nous pouvons exécuter correctement votre demande. Afin d'empêcher que quelqu'un d'autre n'exerce vos droits, nous souhaitons vérifier votre identité le mieux possible. C'est pourquoi la demande doit toujours être accompagnée d'un document prouvant que l'identité du demandeur correspond à votre identité, en ajoutant une copie de votre carte d'identité à votre demande. Dans ce cas, veuillez noircir votre photo d’identité et votre numéro de carte d'identité (etc.) afin de protéger votre vie privée.

Si nous estimons que le document livré ne fournit pas une preuve suffisante, nous vous en informerons. Nous nous réservons le droit de ne pas répondre à la demande jusqu'à ce que des preuves suffisantes soient fournies.

3         Pourquoi voulons-nous traiter vos données personnelles ?

3.1       BOSTA ASBL doit respecter certaines obligations légales

Dans certains cas, nous sommes légalement obligés de traiter vos données personnelles. Nous énumérons ici les plus importants :

·      Droit fiscal

·      Droit commercial

·      Il est possible que nous devions fournir des données personnelles aux autorités ou à d’autres tiers. Par exemple si cela est nécessaire dans le cadre d’une obligation légale ou pour l’exécution d’une mission d’intérêt publique.

3.2       BOSTA ASBL doit pouvoir exécuter son contrat avec vous

En tant que membre, vous faites appel à nos services. Afin de garantir la bonne exécution de notre contrat, nous devons traiter et gérer ces contrats de manière administrative, comptable et opérationnelle.

Cela vaut également si vous êtes un client et/ou un fournisseur de BOSTA ASBL. Même dans ce cas, nous devons respecter le contrat et traiter et gérer les fournisseurs de manière administrative, comptable et opérationnelle.

3.3       BOSTA ASBL doit pouvoir fonctionner en tant qu’entreprise dans le cadre de l’organisation d’événements et de communication

En tant qu'organisation sectorielle, nous avons un certain nombre d'intérêts légitimes qui sont à la base du traitement des données à caractère personnel. Nous sommes attentifs au fait qu'il existe un bon équilibre entre votre droit à la vie privée et les intérêts légitimes de BOSTA ASBL. Si vous avez toujours des objections au traitement sous ce principe fondamental, vous pouvez formuler une objection à ces traitements.

BOSTA ASBL organise (i) un salon professionnel annuel, le Bosta Paper Show, dans le but de mettre ses membres en contact avec leurs clients ou de nouveaux clients potentiels et (ii) diverses assemblées des membres. Lors de ces événements, des photos d’ambiance sont prises qui peuvent être publiées sur le site. Il est possible qu'un participant ou un visiteur puisse être représenté de manière reconnaissable à ces organisations. Nous traitons ces données personnelles sous l’intérêt légitime de notre entreprise. Si vous souhaitez que la photo sur laquelle vous êtes photographié n'apparaisse pas sur notre site, veuillez nous en informer. Nous retirerons ensuite cette photo de notre site Web.

3.4.      BOSTA ASBL ne vend pas vos données personnelles

Nous ne vendons, ne louons ni ne transmettons vos données personnelles à des tiers pour leur propre usage.

4.        Quelles données personnelles traitons-nous et à quelles fins ?

4.1.      De nos relations commerciales

Nos relations commerciales sont nos clients, fournisseurs et prospects. BOSTA ASBL traite les données personnelles des personnes concernées qui travaillent pour des entreprises avec lesquelles des relations commerciales sont conclues. Le but de ce traitement est de fournir des informations sur les services et de maintenir nos relations commerciales.

Afin de pouvoir vous contacter et vous identifier et dans le cadre de la gestion de nos clients et de nos fournisseurs, nous traitons les données suivantes : nom, prénom, adresse, civilité, numéro de téléphone et/ou de portable, langue, adresse e-mail, numéro de TVA et numéro de compte bancaire.

4.2.      De nos membres

Nos membres sont des entreprises actives dans le secteur des fournitures scolaires et de bureau. Afin de vous identifier en tant que membre et de communiquer avec vous, nous traitons les données personnelles suivantes : nom, prénom, adresse, civilité, numéro de téléphone, numéro de téléphone portable, adresse e-mail, numéro de TVA et numéro de compte bancaire. Ces informations sont également publiées sur notre site Web http://www.bosta.org, bien sûr avec votre permission.

4.3.      De nos candidats membres

BOSTA ASBL sonde régulièrement le marché des fournitures scolaires et de bureau. BOSTA ASBL aborde les entreprises qui ne sont pas encore membres et leur demander d’adhérer à l’organisation. Nous traitons les données personnelles suivantes de ces nouveaux membres potentiels : nom, prénom, numéro de téléphone et/ou de téléphone portable, adresse e-mail et civilité, langue, numéro de TVA et numéro de compte bancaire.

4.4.      De nos utilisateurs enregistrés sur le site Web Responsible Office.be

BOSTA ASBL gère ce site informatif. L'objectif est de mieux coordonner l'offre et la demande en fournitures de bureau et fournitures scolaires durables et respectueux de l'environnement. Les utilisateurs enregistrés peuvent sauvegarder leurs produits favoris et télécharger des informations sur ces favoris, ainsi qu’envoyer un message directement à la personne de contact d’un fabricant/importateur. Nous envoyons uniquement des informations et des actualités aux utilisateurs enregistrés, sauf s’ils se sont désabonnés à la newsletter. Pour cela, nous traitons les données personnelles suivantes : nom, adresse e-mail et fonction dans l'organisation de l'utilisateur enregistré.

5.        À propos du partage et du stockage de vos données personnelles

5.1.      Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

Nous ne partageons vos données qu'avec des personnes qui ont reçu notre autorisation expresse, si elles ont besoin de ces informations pour effectuer leurs tâches. Ces personnes traiteront vos données sur la même base que celle pour les données que vous nous avez transmises.

Nous utilisons différents processeurs pour le traitement des données personnelles. Ce sont nos sous-traitants qui font le traitement des données personnelles pour nous. BOSTA ASBL travaille uniquement avec des processeurs garantissant la même sécurité technique et opérationnelle.

Nous ne partagerons vos données que si nous sommes obligés de le faire par une loi ou un décret gouvernemental.

5.2.      Nous ne conservons pas vos données indéfiniment

BOSTA ASBL utilise vos données personnelles dans un objectif clair. Lorsque cet objectif est atteint, les données seront supprimées.

Le point de départ pour conserver vos données personnelles est la période de conservation légale.

Nous stockons les données personnelles des clients, fournisseurs, prospects et utilisateurs enregistrés pendant une période initiale de 10 ans. S'il y a eu un nouveau contact pendant cette période, une nouvelle période de 10 ans commencera à partir de ce contact.